Slackin käyttö poikkeusoloissa
Slackissa meillä on rakennettu viestintää varten eri kanavia, esimerkiksi tapahtumat, viestintä, hankkeet, koko palvelualue, yrityspalvelut.
Korona-aikana siirryimme koko palvelualue pääasialliseen etätyöhön valtion ohjeistusten mukaisesti. Tässä vaiheessa sisäisen viestinnän ja yhteydenpidon merkitys korostui ja olemme huomanneet, että Slackin käyttöönotto helpotti työarkeamme myös poikkeusoloissa.
Koronainfo-kanava toimii siten, että esimies ilmoittelee siellä työntekijöille ajankohtaisia asioita ja esimerkiksi valmiusjohtoryhmän kuulumisia. Kanavalla ei käydä muuta keskustelua. Näin työntekijät pysyvät helposti päivittäin ajan tasalla valmiusjohtoryhmän keskusteluista ja linjauksista, jotka koskettivat työntekoamme. Samalla työntekijöillä oli myös mahdollista kysyä esimieheltä siten, että myös muut saivat vastauksen samalla kertaa.
Lisäksi kunnassa kartoitettiin ja ohjeistettiin kartoittamaan mahdollisuuksia tehdä korvaavaa työtä, johon sovelsimme Slackissa Työtilanne-kanavaa. Kanava on perustettu sillä ajatuksella, että joka päivä kanavalle kirjoitetaan yksi teksti (sovitun työntekijän toimesta, joka pv sama hlö), esimerkiksi "Työtilanne 30.3.2020", johon kaikki työntekijät käyvät reagoimassa (Slackissa toiminto add reaction) joko punaisella, keltaisella tai vihreällä sydämellä. Ajatus lähti liikkeelle Twitterin postauksesta. Eräässä yrityksessä kerrottiin työtilanteesta liikennevaloilla. Punainen tarkoittaa sitä, että työntekijällä on paljon/liikaa työtehtäviä. Keltainen ilmaisee sen, että työntekijällä on riittävästi töitä ja vihreä sen, että töitä on vähän tai että työntekijällä on mahdollisuus ottaa lisätöitä. Ajatus oli, että vältetään turhaa byrokratiaa.
Sovelsimme tätä Slackiin, sillä se on meillä jo aktiivisessa käytössä, eikä uusien työkalujen käyttöönottamiselle ole syytä, jos nykyiselläkin välineellä saamme homman hoidettua (vieläpä ilman lisäkustannuksia, Slack on ilmainen). Työtilannetta seurataan meillä päivittäin ja sen avulla esimies saa yhdellä vilkaisulla käsityksen työntekijöiden työtilanteesta. Jos henkilöllä on ollut useampi päivä esimerkiksi vihreä tai punainen, on esimies kysellyt työntekijältä tarkemmin tilanteesta, esimerkiksi tarvitseeko hän apua tai haluaisiko hän auttaa toista. Kanavalla ei keskustella mitään muuta, vaan siellä on vain yksi teksti päivässä, jossa reagoinnit selvästi näkyvät.
Toimenpiteestä ei syntynyt kustannuksia. Toiminnan käynnistäminen vei työaikaa noin kaksi minuuttia, kun kaksi kanavaa perustettiin ja niille kutsuttiin palvelualueen työntekijät. Tämän jälkeen kanavien toimintaperiaatteet kerrottiin kaikille. Sitten aloitettiin käyttö. Helppoa!
Slack on edelleen varsin hyvä työkalu erityisesti meidän kaltaisillemme pienehköille tiimeille (15 hlö). Keskusteluissa on ollut tulevaisuudessa laajentaa pikaviestipalvelua kunnan laajuudelle, jolloin kaikki kunnan työntekijät olisivat saman viestipalvelun piirissä. Se, että onko työkalu Slack vai jokin muu, selviää aikanaan.
Yhteyshenkilöt
laura.kelha(ät)liminka.fi
Hankeasiantuntija
Limingan kunta
ja henkilöstö