Viestinnän kuvaaminen ja kehittäminen kiinteistöjen myynnissä

YAMK -opinnoissa annettiin tehtäväksi lähteä kehittämään jotakin prosessia palvelumuotoilun menetelmillä. Kyselin työpaikalta kehitettävää prosessia ja minulle annettiin toimeksiannoksi kehittää ja kuvata kiinteistöjen myyntiprosessi Kangasalan kaupungilla. Tavoitteena oli selkiyttää ja kuvata prosessin kulku ja kehittää viestintää, jotta prosessit saataisiin mahdollisimman sujuviksi, vietyä loppuun asti sekä pienennettyä prosessiin liittyviä riskejä. Työ tehtiin palvelumuotoilun prosessia mukaillen. Ensimmäisessä vaiheessa hankittiin tietoa prosessista, sen kulusta ja siihen mahdollisesti liittyvistä ongelmista käyttäjiltä eli prosessiin osallistuvilta työntekijöiltä. Visualisoivalla haastattelulla kerättiin tietoa prosessin rakenteesta ja vastuuhenkilöistä. Kyselyn avulla selvitettiin prosessin mahdollisia solmukohtia, jotka voisivat johtaa prosessiin keskeytymiseen ja hidastumiseen. Kyselyn perusteella kehittämishaasteeksi valikoitui sisäinen viestintä. Tämän jälkeen pidin prosessin jäsenille lyhyet yksilöhaastattelut, joilla selvitettiin prosessiin liittyviä tiedon tarpeita ja sidosryhmiä.

Seuraavassa vaiheessa jäsentelin keräämääni tietoa asiakaspersoona -menetelmän, sidosryhmäkartan ja palvelupolku -menetelmän avulla.

Kun sain jäsennettyä tiedot, suunnittelin niiden pohjalta yhteiskehittämisen työpajan, johon osallistui prosessin käyttäjät eli työntekijät, joilla on vastuita prosessin aikana. Työpajaan tein ideointipisteitä, joille oli koottu tarpeelliset tiedot, jotta voitiin kehittää kullekin prosessin vaiheelle viestintäidea. Työpajassa ideointia tehtiin ensin yksilötyönä, jolloin jokainen kävi jokaisella pisteellä kirjoittamassa idean siitä, miten viestintä tulisi hoitaa kussakin prosessin vaiheessa huomioiden sekä käyttäjien että sidosryhmien tiedon tarpeet. Tämän jälkeen ideointia jatkettiin pareittain, jolloin parit valitsivat heille annetusta prosessin vaiheesta parhaan idean tai he kehittivät uuden idean kirjoitettujen ideoiden pohjalta. Lopuksi käytiin ryhmänä kaikki ideat läpi ja ryhmän yhteisen pohdinnan tuloksena suunniteltiin kuhunkin vaiheeseen viestintäidea.

Työpajan perusteella muodostetaan viestintäprosessi, joka integroidaan osaksi prosessikuvausta. Saimme muotoiltua kiinteistöjen myyntiprosessin ja siihen liittyvän viestintäprosessin. Prosessikuvaus ja yhteisesti sovitut viestintämenetelmät edesauttavat prosessin kulkua, kun toimintamalli on selkeä prosessin käyttäjille.

Prosessi sujuvoituu, kun on selkeät säännöt kuka viestii kenellekin ja milloin. Raportointia saadaan parannettua, koska nyt viestintä kulkee myös hänelle, joka raportoi prosessin kulkua kunkin kohteen osalta.

Myös sidosryhmien tarpeet on huomioitu viestinnässä, jolloin nykyään myös sidosryhmät saavat tarvittavat tiedot. Lisäksi tiedot ei ole enää vain prosessin omistajan päässä, kun olemme saaneet muunnettua hiljaisen tiedon eksplisiittiseksi ja näkyväksi, joka parantaa prosessin toimivuutta tulevaisuudessa.

Viestintäprosessia ei olla testattu prosessin luonteen vuoksi, joten todettakoon että viestintäprosessin prototyyppiä aletaan testaamaan tulevissa prosesseissa ja sitä kehitetään testauksen perusteella. Raakakaavio ja palvelupolut.pdf
posteri2.pdf
Työpajan viestintäideat.pptx
Yhteiskehittämisen työpaja 10.9.2024.docx
Käyttäjäpersoonat kiinteistöjen myynnissä.pdf
kiinteistön myyntiprosessikaavio.pdf
kysely final.pdf
Teemahaastattelun runko.docx

Toimialat

Toiminnot

Teemat